Cash pooling is voor veel bedrijven met meerdere bv’s een aantrekkelijke manier om liquiditeit te centraliseren, rentedruk te verlagen en interne financieringsstromen te stroomlijnen. In de praktijk zijn er echter juridische, fiscale en operationele valkuilen die je zorgvuldig moet regelen voordat je overgaat tot implementatie.
In dit artikel leggen we uit wat cash pooling precies is, welke modellen er zijn, welke risico’s en verplichtingen je tegenkomt en welke concrete stappen je kunt nemen om een werkbaar en compliant cash-poolingmodel tussen bv’s op te zetten. Bij Vermogenszaken.nl bieden we geen diensten aan, maar delen we kennis zodat jij als ondernemer of financieel verantwoordelijke weloverwogen beslissingen kunt nemen.
Wat is cash pooling?
Cash pooling is het centreren van liquide middelen van meerdere juridische entiteiten (bv’s) binnen één groep om overtollige saldi te benutten voor tekorten in andere entiteiten. Het doel: minder externe financiering, betere rente-onderhandelingen met banken en efficiënter treasurybeheer. Er zijn twee hoofdvarianten: fysiek (notional vs fysieke) en administratief pooling.
Fysieke pooling
Bij fysieke pooling worden saldo’s daadwerkelijk samengevoegd op één rekening, vaak een centrale rekening bij een bank (physical sweep). De onderliggende bv’s krijgen vervolgens een rekening-courantpositie ten opzichte van de centrale bv of bankrekening.
Notionele (administratieve) pooling
Notionele pooling houdt de rekeningen apart, maar de bank berekent rente over het netto gesaldeerde bedrag. Dit voorkomt dat saldi juridisch worden overgedragen, wat in sommige gevallen eenvoudiger is qua formele vereisten.
Voordelen en nadelen
Voordelen: lagere financieringskosten, efficiënter gebruik van cash, verbeterde onderhandelingspositie bij banken, en minder externe kredietbehoefte. Nadelen: juridische scheiding van bv’s kan leiden tot risico op verrekeningsgeschillen, fiscale aandachtspunten rond rente en transfer pricing, en administratieve lasten voor correcte documentatie en rapportage.
Belangrijke juridische en fiscale aandachtspunten
1) Contractuele vastlegging: leg de afspraken vast in een cash-poolingovereenkomst of treasurystatuten. Hierin horen onder andere verantwoordelijkheden, besluitregels, renteberekening en exitvoorwaarden. 2) Dividenden en uitkeringen: zorg dat je geen wettelijke distributieregels omzeilt. Het overdragen van middelen mag niet leiden tot onrechtmatige uitkeringen of schijnconstructies. 3) Transfer pricing en arm’s length: rente over rekening-courantposities moet zakelijk zijn en onderbouwd met documentatie. 4) Fiscale aspecten: interestopbrengsten en -kosten moeten correct worden verwerkt in de jaarrekeningen van de betrokken bv’s en voldoen aan de Nederlandse en internationale belastingregels. In veel gevallen is er geen Nederlandse bronbelasting op rente tussen binnenlandse bv’s, maar controleer grensoverschrijdende structuren.
Operationele en risicomanagement aspecten
Risicobeheersing is cruciaal: wie draagt kredietrisico, hoe worden saldi gemonitord, welke limieten gelden en hoe is de autorisatie ingericht? Zorg voor duidelijke treasuryprocessen, dagelijkse cashposities, kredietlimits per entiteit en een rollbackplan voor faillissement van een deelnemer. Ook IT-integratie met bankportalen en rapportagetools speelt een belangrijke rol.
Stappenplan voor implementatie
1) Analyse: kaart huidige saldi, kasstromen en financieringsbehoeften per bv in. 2) Modelkeuze: bepaal of fysieke pooling, notionele pooling of een hybride model het beste past. 3) Juridische review: laat een jurist beoordelen of de gekozen structuur past binnen vennootschapsrecht en aandeelhoudersovereenkomsten. 4) Fiscale toets: betrek belastingadvies om transfer pricing en fiscale rapportage te waarborgen. 5) Bankselectie: bespreek mogelijkheden en voorwaarden met banken (rentes, fees, technische vereisten). 6) Documentatie en interne richtlijnen: opstellen van poolingovereenkomst, autorisatieschema en interne controleprocedures. 7) Implementatie en test: configureer bankkoppelingen, voer pilots uit en bewaak KPI’s zoals rentewinst en liquiditeitsbuffers.
Praktische tips voor dagelijkse uitvoering
Houd rekeningen-courant duidelijk en gedocumenteerd, gebruik marktconforme rentetarieven en bewaak cashbuffers per bv om wettelijke betaalverplichtingen te blijven kunnen nakomen. Implementeer automatische rapportages en alerts bij overschrijding van limieten. Zorg bovendien dat accountants en belastingadviseurs tijdig worden geïnformeerd zodat jaarrekening- en fiscale verslaggeving consistent is.
Wanneer is cash pooling niet geschikt?
Als bv’s sterk verschillende aandeelhouders hebben, grote solvabiliteitsverschillen of complexe grensoverschrijdende fiscale structuren, kan pooling meer risico’s dan baten opleveren. Ook situaties met hoge insolvabiliteitsrisico’s of als het bestuur van een bv geen ruimte wil geven voor rekken van saldi, zijn minder geschikt.
Checklist: basisvereisten voordat je start
– Breng kasstromen en saldi per bv in kaart. – Kies het poolingmodel (fysiek of notioneel). – Stel een schriftelijke poolingovereenkomst op. – Controleer dividend- en vennootschapsrechtelijke implicaties. – Onderbouw rentetarief volgens arm’s length-principe. – Stel limieten en autorisaties vast. – Test technisch met de bank en implementeer monitoring.
Praktische check die je nu direct kunt toepassen: controleer vandaag of elke bv in jouw concern over voldoende vrij uitkeerbare reserves beschikt om eventuele inkomende of uitgaande cashflows in de poolingstructuur te ondersteunen; als dat niet het geval is, stel dan onmiddellijk een plan op om liquiditeitsbuffers of alternatieve financiering te regelen.